01
Bắt đầu từ trần ngân sách chứ không phải mong muốn
Bạn nên chốt trước con số tối đa có thể chi, sau đó mới chia về từng nhóm hạng mục. Cách làm ngược lại thường khiến tổng số sau cùng vượt quá khả năng chi trả.
Một sự kiện đẹp là sự kiện cân bằng được trải nghiệm và tài chính, không phải sự kiện có nhiều hạng mục nhất.
- Tách ngân sách thành 3 phần: bắt buộc, nên có, có thể cắt.
- Để sẵn 8 đến 12% cho chi phí phát sinh.
- Không dùng tiền dự phòng để nâng cấp hạng mục cảm tính.
02
Chia nhóm chi phí theo logic vận hành
Khi chia đúng nhóm, bạn sẽ thấy rõ hạng mục nào đang chiếm tỷ trọng lớn và nên đàm phán trước. Điều này đặc biệt hữu ích với sự kiện có nhiều vendor cùng lúc.
- Nhóm venue và ăn uống.
- Nhóm hình ảnh, âm thanh, ánh sáng.
- Nhóm trang trí, in ấn, quà tặng.
- Nhóm lễ nghi, vận hành và di chuyển.
03
Theo dõi 3 cột số liệu quan trọng
Đừng chỉ lưu báo giá ban đầu. Mỗi hạng mục nên có ít nhất ba cột: dự kiến, đã cọc và thực chi. Nhờ vậy bạn sẽ biết mình đang thiếu tiền ở đâu trước khi đến ngày thanh toán cuối.
- Dự kiến để kiểm soát tổng thể.
- Đã cọc để theo dõi dòng tiền thực tế.
- Thực chi để chốt sau sự kiện và rút kinh nghiệm cho lần sau.