01
Đánh giá venue theo hành trình của khách mời
Hãy nghĩ như một vị khách: di chuyển đến nơi có dễ không, gửi xe có thuận tiện không, khu vực chờ có thoải mái không, biển chỉ dẫn có đủ rõ không. Một venue xa hoặc khó tiếp cận sẽ làm giảm trải nghiệm dù không gian đẹp.
- Kiểm tra thời gian di chuyển ở đúng khung giờ tổ chức.
- Xem khả năng đón người lớn tuổi, trẻ em và khách đi cùng gia đình.
- Đánh giá lối vào, thang máy, nhà vệ sinh và khu vực gửi xe.
02
Rà kỹ hạ tầng vận hành trước khi đặt cọc
Nhiều phát sinh đắt tiền đến từ những thứ tưởng nhỏ như ổ điện, khung giờ set up, quy định mang vendor ngoài vào hay giới hạn âm thanh. Những điều này nên hỏi trước khi chốt hợp đồng.
- Thời gian được vào set up và deadline trả mặt bằng.
- Danh sách phí phát sinh: điện, bảo vệ, overtime, vệ sinh.
- Quy định với vendor ngoài như trang trí, band, quay phim.
- Phương án mưa nếu có phần ngoài trời.
03
Chọn venue theo mục tiêu của sự kiện
Nếu sự kiện ưu tiên hình ảnh, bạn nên chấp nhận chi nhiều hơn cho background và ánh sáng. Nếu ưu tiên không khí gần gũi, nên chọn không gian vừa đủ để khách không bị loãng.
Venue tốt không phải venue đắt nhất mà là venue phù hợp nhất với mục tiêu bạn đặt ra.
- Sự kiện thân mật ưu tiên bố cục ấm cúng và giao tiếp gần.
- Sự kiện đông người ưu tiên luồng di chuyển và sức chứa thực tế.
- Sự kiện cần quay chụp đẹp ưu tiên ánh sáng và điểm nhấn sân khấu.