01
Thông tin trên thiệp phải đủ nhưng không rối
Một thiệp hiệu quả cần giúp khách hiểu ngay họ được mời đến đâu, khi nào, mặc gì và nên phản hồi bằng cách nào. Quá nhiều chữ sẽ làm khách bỏ sót ý chính.
- Luôn có thời gian, địa điểm, tên sự kiện và tên nhân vật chính.
- Nếu có dress code hoặc lưu ý gửi xe, hãy ghi ngắn gọn.
- Đặt nút hoặc hướng dẫn RSVP ở vị trí dễ thấy.
02
Chọn thời điểm gửi thiệp hợp lý
Gửi quá sớm dễ khiến khách quên, gửi quá muộn khiến khách khó sắp xếp. Với sự kiện cần đặt chỗ hoặc di chuyển xa, nên báo trước thêm một nhịp để khách chủ động lịch.
- Sự kiện lớn nên gửi thiệp chính trước từ 4 đến 8 tuần.
- Nhóm khách VIP hoặc gia đình xa nên được báo lịch sớm hơn.
- Nhắc RSVP một lần trước hạn chốt nếu khách chưa phản hồi.
03
Theo dõi RSVP bằng hệ thống thay vì ghi nhớ thủ công
Khi số lượng khách vượt quá vài chục người, bạn nên có nơi tổng hợp tập trung để tránh sót phản hồi, nhầm số người đi cùng hoặc quên cập nhật bàn tiệc.
- Ghi rõ trạng thái: đã mời, đã xem, xác nhận, từ chối, chờ phản hồi.
- Tách nhóm ăn chay, trẻ em, khách đi cùng nếu có.
- Chốt số khách cuối theo hạn cụ thể và ngừng nhận thay đổi quá sát giờ.